Automatización de las ventas

A medida que otro año calendario llegue a su fin, usted y su equipo probablemente se reagruparán para planificar con anticipación lo que viene después. Las estrategias que implemente pueden colocarlo en la mejor posición para disfrutar de un 2020 exitoso. Una de esas estrategias en las que puede centrarse es ajustar o incluso re-elaborar su proceso de automatización de ventas,.

Si aún no ha dominado realmente la automatización de ventas, un nuevo año es el mejor momento para familiarizarse con esta útil herramienta. Si está aprendiendo sobre esta forma de automatización por primera vez y necesita definiciones y mejores prácticas o está tratando de mejorar su automatización, ha venido al lugar correcto. A lo largo de esta guía detallada, nos centraremos en las áreas mencionadas anteriormente.

Independientemente de sus objetivos para el próximo año, las ganancias que obtenga de las ventas lo ayudarán a alcanzarlos. Es por eso que es especialmente importante darle a su proceso de ventas la atención que merece ahora, ya que más tarde puede pagar dividendos.

Que es la Automatizacion de ventas


Antes de dar un gran salto a todas las características, pasos y ventajas de la automatizacion, queremos establecer claridad con una definición de automatización de ventas.

Cuando automatiza las ventas, confía en herramientas como la gestión de relaciones con el cliente o el software CRM, la inteligencia artificial o otro software para lograr los objetivos de ventas de una empresa.

Al usar herramientas para ventas, hay menos responsabilidad por parte del gerente de ventas y los representantes. Sus trabajos no se vuelven irrelevantes al igual que los trabajos de una empresa de marketing no se vuelven irrelevantes cuando se utiliza el software CRM.

En cambio, la automatización de ventas libera una parte útil de la programación de un representante de ventas, lo que les permite concentrarse en más clientes potenciales y mantener su productividad. Esto podría significar alcanzar la cuota y generar mas ventas.

·       Al determinar su propia solución de automatización de ventas, un CRM probablemente tendrá un papel importante. Piense en su software de CRM como el corazón de su automatización, bombeando sangre a los esfuerzos de ventas de su empresa para que estos se disparen.

Medios para automatizar tus ventas

Orientación automatizada:

Con esta forma de automatización, los representantes de ventas reciben recordatorios y notas a través del software CRM. Estos mantienen a los vendedores enfocados y evitan que se pierdan prospectos importantes que podrían convertirse en clientes.

Automatización de la gestión de leads:

Hablando de clientes potenciales que se convierten en clientes, a continuación, está la automatización de la gestión de leads.

Con esta forma de automatización, el representante de ventas puede usar reglas y filtros durante la gestión de leads que le permiten crear una lista más selectiva de leads.

Mientras que antes todo esto tenía que hacerse manualmente, ahora que el autómata lo hace, un representante de ventas tiene mucho más tiempo para trabajar en otras tareas.

Automatización de la comunicación:

Desde la automatización del correo electrónico hasta los correos de voz automatizados incluso las herramientas de programación de reuniones y las secuencias de correo electrónico personales, la automatización de la comunicación es muy importante.

Correos de voz

Con los correos de voz automatizados, el representante de ventas puede pregrabar un mensaje a su gusto que el cliente potencial o el cliente recibe cuando no contesta el teléfono. Esto evita que el representante de ventas pierda tiempo.

Herramientas de programación de reuniones

Al usar las herramientas de programación de reuniones, los representantes de ventas pueden trabajar con los clientes de manera rápida y conveniente para programar reuniones basadas en los datos del calendario.

Secuencias de correo electrónico

Con las secuencias de correo electrónico personales, estas campañas automáticas de goteo están programadas, lo que nuevamente facilita la vida y el trabajo del vendedor. Luego está la automatización del correo electrónico de ventas, que incluso puede encargarse de tareas como cancelar la suscripción de usuarios inactivos sin que el representante de ventas tenga que hacerlo ellos mismos.

Automatización de los datos

Ingreso automatizado de datos: el ingreso de datos puede ser increíblemente tedioso y lento, pero también es un deber inevitable. Bueno, fue antes de usar la automatización de ventas. Al completar automáticamente datos como el precio, la información del producto y la información de contacto de clientes potenciales y clientes, el representante de ventas ahorra horas valiosas cada día.

Investigación automatizada

Internet hace que la búsqueda de exactamente lo que desea sea bastante fácil, pero a veces también puede verse empantanado por demasiada información. Con la investigación automatizada, los representantes de ventas pueden dirigirse a las redes sociales y otros centros para hacer una investigación más fácil y fructífera.

Registro de actividad automatizado:

Correos electrónicos, llamadas telefónicas, visitas en persona: todo esto debe registrarse para que otros representantes de ventas sepan qué tan lejos ha llegado un vendedor con un posible cliente. El registro de actividad automatizado hace todo eso por el representante de ventas, una vez más, ahorrándole mucho tiempo para centrarse más en otros clientes potenciales y clientes.

Registros Automatizados

Si un vendedor escanea una tarjeta de presentación o recibe información opcional, puede confiar en la creación de registros automatizados para registrar todos estos datos para que no tenga que hacerlo.

CÓMO LA AUTOMATIZACIÓN DE VENTAS AYUDA A LOS VENDEDORES

1. Extiende equipos de ventas aún más pequeños en mayor medida

2. Rastrea datos en un solo lugar para eliminar la confusión

3. Respuestas más rápidas significan clientes más felices

4. Mantiene todos los clientes potenciales de ventas visibles en su embudo de ventas digitalizado

5. Mejora la eficiencia, el rendimiento y la productividad.

Las empresas con un bajo presupuesto siempre pueden ser algo críticas con el nuevo software porque puede tener un alto precio.

Si su negocio ya está generando suficientes ventas para mantenerlo en numeros negros, entonces puede preguntarse por qué hay alguna razón para cambiar lo que está haciendo. Es como ese viejo dicho de que si no está roto, ¿por qué arreglarlo?

· Es entendible ya que es natural desconfiar de las nuevas herramientas cuando lo que estás haciendo ya funciona.

Dicho esto, al cambiar a una herramienta de automatización de software de ventas, debería ver una gran cantidad de beneficios para su equipo de ventas y representantes de ventas individuales.

Ventajas de implementar un CRM para la automatización de ventas

1. EXTIENDE EQUIPOS DE VENTAS MÁS PEQUEÑOS EN MAYOR MEDIDA

Si es una pequeña empresa, ya sabe que los recursos son pocos y distantes entre sí, incluido su personal. Sabe que usted tiene la intención de contratar más personal una vez que tenga el capital para hacerlo, pero por ahora, se trata de administrar lo que tiene.

Hay una manera de hacer que incluso un pequeño equipo de ventas parezca que es al menos dos veces más grande, y eso es mediante la automatización de su proceso de ventas. Al hacerlo, es casi como si hubiera contratado a varios vendedores nuevos.

Un presupuesto demasiado pequeño es otro problema que puede afectar a las pequeñas empresas que se esfuerzan por poner un pie en la puerta de los compradores.

En lugar de asignar los fondos para contratar personal nuevo, un CRM con automatización de ventas puede llenar esos vacíos, brindándole una presencia de ventas más sólida.

2. RASTREA LOS DATOS EN UN SOLO LUGAR PARA ELIMINAR LA CONFUSIÓN

Si está familiarizado con el juego del teléfono del descompuesto, una historia casi nunca termina de la misma manera que comienza. A medida que más y más personas lo tienen en sus manos, los detalles cambian, las cosas se combinan y el resultado final puede estar plagado de falsedades.

Des-afortunadamente, lo mismo puede sucederle a su equipo de ventas si en su mayoría hacen su trabajo por teléfono o incluso en persona.

Al tomar notas y luego pasar esta información a otros vendedores, se pueden perder detalles y, por lo tanto, la información se modifica involuntariamente. Esto es un factor disuasivo importante para el proceso de ventas, ya que las inconsistencias pueden hacer que sus representantes adopten un enfoque de ventas inadecuado que no solo podría hacer que pierdan la venta, sino que también pierdan al cliente.

Mediante el uso de un sistema o software para rastrear todas las comunicaciones con clientes potenciales y clientes de principio a fin, ese juego del teléfono descompuesto finalmente termina.

No hay inconsistencias en la información, incluso si viaja a través de varios representantes de ventas para finalmente llegar a uno.


3. RESPUESTAS MÁS RÁPIDAS

Cada empresa se esfuerza por lograr un alto nivel de satisfacción del cliente, pero a veces las medidas que toma no siempre conducen a eso.

Sus vendedores son, sin duda, personas ocupadas, pero poner a los clientes en espera durante más de una hora no los hace muy felices.

Al incluir la automatización en la mezcla, es posible abordar las preguntas e inquietudes de los clientes mucho más rápidamente.

Ahora, con respuestas más rápidas aumenta la satisfacción de sus clientes. Sus clientes seguirán regresando por más, lo que resulta en un mayor volumen de ventas y un mejor resultado final para su negocio.

4. MANTENGA TODAS LAS OPORTUNIDADES VISIBLES EN SU EMBUDO DE VENTAS DIGITALIZADO

Su embudo de ventas actúa como la hoja de ruta para el viaje del cliente, comenzando en aquellos primeros días en que solo era un oportunidad hasta su primera compra.

Por útil que sea un embudo de ventas, se vuelve mucho menos importante cuando se permite a los clientes escabullirse.

Esto a menudo nunca se hace intencionalmente y es el resultado de que los representantes de ventas con exceso de trabajo dejan pasar clientes.

Se olvidan de hacer un seguimiento con un cliente, el cliente nunca se pone en contacto porque se siente mal y el negocio pierde las ventas de forma lenta pero segura.

Al pasar a un proceso de ventas automatizado con un embudo de ventas digitalizado, se hace casi imposible olvidar o perder a ningún cliente.

Todos se escriben en una lista completa que realiza un seguimiento de las comunicaciones desde el principio hasta este punto más reciente. Si es hora de hacer un seguimiento, un representante de ventas puede verificar la última fecha de comunicación y luego ponerse en contacto rápidamente.


5. MEJORA LA EFICIENCIA, EL RENDIMIENTO Y LA PRODUCTIVIDAD

Su equipo de ventas hace lo mejor que puede, pero al final del día, son humanos. Solo pueden trabajar durante cierta cantidad de tiempo antes de que se agoten.

A través de la automatización de ventas, es posible mejorar la eficiencia y el rendimiento de su equipo de ventas con exceso de trabajo. Como dijimos antes, al automatizar sus ventas, es como agregar un nuevo representante de ventas a su equipo sin contratar a nadie. La automatización puede avanzar y facilitar el trabajo de un representante de ventas, liberando su agenda para enfocarse en buscar nuevos clientes potenciales o filtrar los que ya tienen.

En general, terminas con un equipo de ventas más productivo que tiene números más altos que nunca.

CÓMO AUTOMATIZAR UN PROCESO DE VENTAS , 4 pasos.

Ya sabe que desea automatizar su proceso de ventas, pero es posible que aún no esté familiarizado con cómo hacerlo. En esta sección, queremos guiarlo por todo lo que tiene que hacer para comenzar, permitiéndole ver dentro de la automatización de ventas. La automatización de su proceso de ventas debe incluir varias partes o secciones: conciencia, interés, decisión y acción. Aquí hay una descripción general de cada una de estas secciones importantes de la automatización del proceso de ventas:

CONCIENCIA

En este caso, la conciencia se refiere a eso por parte del cliente potencial, con respecto asu empresa. Pueden encontrar su negocio a través de una búsqueda en Google, un anuncio pagado en un sitio web o plataforma social, o incluso desde una publicación de invitado en un blog. El lead no sabe nada sobre su empresa en este momento y usted no sabe nada sobre ellos.

En esta etapa del juego, es mejor utilizar la automatización del flujo de trabajo para que pueda compartir información con el lead en lo que respecta a su negocio. Esta automatización del flujo de trabajo puede estar dirigida a su blog, sus correos electrónicos o algo relacionado.

INTERES

Si el lead toma el cebo a través de la automatización de su flujo de trabajo, entonces pasa a la fase de interés.

Para llegar a esto, el cliente potencial debe haber tenido alguna forma de interacción con un miembro de su empresa, como suscribirse a un boletín de correo electrónico o solicitar una consulta.

Ahora que tiene su interés, debe mantenerlo, y eso significa atacar con información sobre por qué necesitan sus productos o servicios. Para ese fin los libros electrónicos y el contenido del blog pueden ayudar.

Reutilizar la automatización de su flujo de trabajo también es útil durante esta segunda fase. Puede automatizar un correo electrónico de bienvenida después de que un cliente potencial ingrese a su boletín electrónico.

También puede automatizar un recordatorio para que un representante de ventas llame al cliente potencial si el cliente potencial ha completado un formulario de contacto. Esta etapa se trata de capturar y desarrollar intereses, y la automatización puede ser bastante útil para esto.

DECISIÓN

Ahora, su lead pasa a la tercera fase, o la etapa de decisión. Han aprendido sobre su empresa a través de sus esfuerzos y los suyos, así como de los productos y servicios que vende.

Esperamos que se despierte su interés, y ahora han llegado al punto en el que tienen que tomar una decisión.

Sus representantes de ventas no tienen que quedarse de brazos cruzados mientras esto sucede, ya que la automatización también es útil aquí.

Es decir, desea utilizar la generación automática de documentos para obtener contratos y otros documentos pertinentes a la cabeza a medida que comienzan a tomar una decisión.

Al automatizar los flujos de trabajo como lo ha hecho todo el tiempo, debería ser fácil de crear y racionalizar documentos de ventas, poniéndolos en las manos adecuadas de inmediato.

ACCIÓN

Si todo va a su favor, entonces el lead habrá decidido finalizar un trato con usted, a menudo comprando un producto o servicio.

Al confiar en un flujo de trabajo de revisión y aprobación que, por supuesto, está automatizado, su equipo de ventas nunca pierde de vista la gran cantidad de cotizaciones de ventas, propuestas, contratos y otros documentos importantes que llegan durante este tiempo.

Beneficios y mejores practicas de la automatizacion de ventas

Si bien hablamos antes sobre cómo un embudo de ventas automatizado puede simplificar los trabajos de su equipo de ventas, eso está lejos de ser el único beneficio que disfrutaría a través de una plataforma de automatización de ventas. Aquí hay una descripción general de varios de estos beneficios adicionales para la automatización de ventas de pequeñas empresas, así como para las empresas medianas y grandes.

1. INFORMES MÁS DETALLADOS

No siempre puede estar allí para supervisar todo lo que hace su equipo de ventas, por lo que tener informes de ventas semanales o mensuales le permite ponerse al día con lo que se perdió. Sin embargo, a veces, leer estos informes es como mirar un rompecabezas al que le faltan un par de piezas. Tienes la idea general de lo que está sucediendo, pero te estás perdiendo la imagen completa.

Al registrar todos estos datos a través de una herramienta automatizada, los representantes de ventas no omitirán la información que necesita. Cuantos más datos tenga que aportar el equipo de ventas, más completos y detallados serán los informes. Aún mejor es que nadie pasa más tiempo esclavizando para hacer que estos informes sean más útiles; la automatización simplemente está haciendo su trabajo.

2. MEJOR PRECISIÓN DE VENTAS

No hay nada peor que un vendedor diga erróneamente un precio por un producto o servicio durante una llamada o correo electrónico con un cliente potencial. Cuando el lead vuelve a mirar los precios en su propia investigación y descubre que está mal, en su lugar, podrían abandonar el barco y comprar a un competidor.

Como hemos dicho antes, sus representantes de ventas son solo humanos y, como humanos, cometerán errores.

La automatización rara vez hace lo mismo a menos que le proporcione la información incorrecta. La asistencia de la automatización de ventas reduce el error humano, produciendo información más precisa sobre los precios, las necesidades del cliente y otros aspectos cruciales.


3. Cotizaciones mas rapidas

El elaborar una propuesta para un cliente potencial o cliente, ¿cuánto tiempo le toma a su equipo de ventas?

Una vez que la tarea comienza a acumular horas de tiempo, es perjudicial para la productividad.

Sin embargo, las propuestas son una parte necesaria de la ecuación de ventas por lo que no es posible evitarlas ¿verdad?

Bueno, sí y no, al menos al automatizar las ventas. El vendedor puede ingresar información crítica en una plantilla y luego el software elaborara una propuesta simulada. Esta propuesta todavía tiene el toque humano, pero no lleva horas crearla como antes.

4. ANÁLISIS DE LLAMADAS

Cuando su representante de ventas está hablando por teléfono con un cliente potencial o un cliente, está con el teléfono en una mano y listo para tomar notas con la otra.

Quizás en lugar de usar un lápiz y papel, sus representantes de ventas prefieran tomar notas por computadora.

De cualquier manera, solo escuchan a medias porque necesitan estar listos para capturar la información que luego pueden usar para comenzar el proceso de venta.

Con la automatización de ventas, no solo puede proporcionar transcripciones de cada llamada que sus representantes tienen con clientes potenciales y clientes, sino que el software también puede analizar esta información.

Las herramientas de inteligencia dentro del software le permitirán a su equipo de ventas saber dónde se destacaron y dónde pueden mejorar.

Esta información instantánea significa que los representantes de ventas pueden aplicar los comentarios que acaban de recibir ese mismo día, cometiendo menos errores con futuras llamadas telefónicas.

5. SEGUIMIENTO AUTOMÁTICO POR CORREO ELECTRÓNICO

Nutrir los lazos que usted forma con clientes potenciales o clientes establecidos es necesario para obtener negocios repetitivos

. Usar el correo electrónico es una de las formas más fáciles y rápidas de atraer y nutrir a los clientes, al menos hasta que un representante de ventas se olvide de hacer un seguimiento.

Este es un error honesto en la mayoría de los casos, ya que el representante podría ser bombardeado con correos electrónicos, por lo que el correo electrónico del cliente se desliza al final de la pila.

Eso no sucederá con la automatización, especialmente con recordatorios entregados directamente al representante de ventas. Ahora sabrán que es hora de ponerse en contacto con ese cliente antes de perder la venta sin darse cuenta. Un proceso de ventas automatizado también puede programar cuándo se realiza el seguimiento del correo electrónico e incluso proporcionar plantillas para escribir el contenido de dicho correo electrónico.

6. MÁS INGRESOS

Al revisar las ventajas anteriores, lo que está claro es que la automatización de ventas puede producir un equipo más unificado, productivo y cohesivo que trabaja para el mismo interés común. Con el tiempo para atraer más clientes potenciales y convertirlos en clientes compradores, los esfuerzos del equipo de ventas dan como resultado un aumento en las ventas para su empresa.

Ahora que hemos tenido una discusión exhaustiva de los beneficios, también queremos describir las mejores prácticas que su equipo de ventas debe seguir al automatizar las ventas. Después de todo, como mencionamos al principio de este artículo, es posible que esté utilizando software de administración de ventas y automatización por primera vez. Estas reglas a seguir lo prepararán para el éxito.

7. NO AUTOMATIZAR AL AZAR

Si el equipo de ventas de su empresa tiene un proceso bastante estable, entonces tal vez no sea necesario automatizarlo. Tampoco debe automatizar nada o todo porque cree que ayudará. En cambio, tiene que haber algún orden en qué partes de su proceso de ventas su empresa decide automatizar.

Una forma preferida de elegir dónde funciona mejor la automatización es hacer una evaluación exhaustiva pero honesta del sistema que está utilizando ahora, sea lo que sea. Desea buscar los defectos, pero también cualquier punto fuerte que pueda tener el sistema en caso de que decida no automatizarlos.

8. TENER UN PLAN LISTO

Al completar su evaluación, puede decidir qué áreas del proceso de ventas podrían usar algo de trabajo. Quizás es que su equipo de ventas no tiene medios para automatizar el seguimiento de correos electrónicos y otras comunicaciones, por lo que pierden el rastro de algunos clientes. Tal vez están tan distraídos tomando notas durante las llamadas telefónicas que voluntariamente ofrecen voluntariamente información incorrecta.


De cualquier manera, sea cual sea el área de su proceso de ventas que necesite remediar, debe preparar un plan o plan de automatización. Esto le permite anticipar todos los pasos y etapas que debe completar para comenzar a utilizar la automatización para mejorar su proceso de ventas

9. ELIJA SU SOFTWARE CUIDADOSAMENTE

Tampoco es una buena idea elegir un software de automatización de ventas sin hacer una investigación exhaustiva primero. No solo debe seleccionar el primer software que encuentre por conveniencia, sino comparar varias opciones.

En su comparación, desea verificar los precios, sí, pero también las características.

Si se inscribe para un año de prueba de un software de automatización solo para descubrir que le faltan funciones que considera importantes, esto pondrá a su empresa en desventaja. Ahora tiene que lidiar con las características que faltan durante la duración de su contrato o pagar extra por un segundo software. Ambos anulan el propósito de usar la automatización en primer lugar, lo que se supone que es por conveniencia y competencia.

10. USE UNA PRUEBA CORTA ANTES DE UTILIZAR TOTALMENTE SU SOFTWARE DE AUTOMATIZACIÓN

Es por eso que otra mejor práctica al seleccionar qué automatización de ventas usar es probar primero una licencia de prueba.

Estas pruebas pueden durar de 14 a 30 días, y algunas de las más cortas duran solo siete días. No está pagando nada durante estas pruebas, pero puede usar la mayoría, si no todas, las funciones que obtendría si pagara una suscripción paga al software de automatización.

Durante esta prueba, asegúrese de sentarse y tener una idea del software y cómo funciona. Anime a su equipo de ventas a hacer lo mismo.

Si el software es demasiado torpe, difícil de entender o difícil de navegar, no será mejor una vez que pague por él. Puede ser mejor reconocer que esta no es la solución adecuada para usted y seguir adelante.

También debe transmitir un software de automatización si descubre que faltan funciones que su equipo de ventas no puede prescindir. A menos que algunas funciones no se puedan usar durante una prueba, debe saber que el software tiene todo lo que necesita antes de pagar.

11. CONOZCA LOS LIMITES DE LA AUTOMATIZACIÓN

A lo largo de esta guía, hemos hablado muy positivamente sobre el software de automatización de ventas, y eso se debe a que merece elogios.

Sin embargo, como todo, la automatización no es buena si la usas demasiado. Tan útil como la automatización de ventas puede ser para empresas de todos los tamaños, automatizar cada última parte de su proceso de ventas no le brindará los tipos de resultados que busca.

En cambio, las empresas a menudo terminan con todo lo contrario.

No importa cuán buena sea la automatización, hay una cosa que le falta a este software: el toque humano. Es mejor si su equipo de ventas trabaja en conjunto con la automatización para lograr sus objetivos de ventas. Confiar demasiado en el software hace que todas sus comunicaciones sean estériles y rígidas, y esa no es forma de ganar o mantener clientes.

LA DIFERENCIA ENTRE LA AUTOMATIZACION DEL MARKETING Y DE LAS VENTAS

En esta guía, hemos discutido la automatización en lo que respecta a las ventas, pero la automatización también existe en muchas otras formas. Por ejemplo, las empresas pueden usar la automatización de marketing y la automatización de ventas. ¿Existe alguna diferencia entre la automatización de ventas y marketing o son intercambiables?

No, estas dos formas de automatización ciertamente no son intercambiables, eso es seguro. Ambos comparten elementos similares, ya que puede utilizar el marketing por correo electrónico para ventas y marketing. Sin embargo, con una plataforma de automatización de ventas, todas las comunicaciones se realizan a través del equipo de ventas con la intención de recibir noticias de clientes o clientes potenciales. Dado que los representantes de ventas se comunicarán con la cantidad de clientes potenciales y clientes que tenga una empresa, el volumen de correos electrónicos que envían es decididamente menor, quizás 400 por día.


Compare eso con la automatización del marketing por correo electrónico, en el que los vendedores no tienen ningún papel.

El equipo de marketing se esfuerza por atraer nuevos clientes potenciales que puedan convertirse en clientes, y al hacerlo, tienden a enviar muchos más correos electrónicos de los que lo haría su equipo de ventas. Estas comunicaciones son específicas pero masivas y pueden enviarse por correo con una plataforma de automatización de marketing.

Si bien las plataformas de automatización de ventas y las plataformas de automatización de marketing divergen decididamente en caminos separados, eventualmente convergerán. Los contactos que obtiene un equipo de marketing podrían pasarse al equipo de ventas para luego nutrirlos, y eventualmente ganarles la venta y tal vez incluso repetir los negocios.

Sin las plataformas de automatización de marketing, su equipo de ventas podría no tener a nadie a quien vender, porque los clientes y clientes potenciales a menudo encuentran su empresa a través de las promociones de los vendedores. Sin una plataforma de automatización de ventas, los esfuerzos del equipo de marketing solo lo llevarían hasta cierto punto, logrando clientes potenciales pero sin realizar casi tantas ventas.